おはようございます。行政書士はるかぜ法務サポート事務所の安田です。
昨日は、外国人政策に精通された先生の研修会に参加してきました。勉強熱心な多くの先生方に触発され、身が引き締まる思いで帰路につきました。改めて、一筋縄ではいかないこの分野の難しさと重要性を痛感しております。
さて本日は、会社法に基づく「取締役会議事録」についてお伝えします。 税務調査や裁判という「いざ」という場面で、あなたを守れるのは、最後は「紙（記録）」だけです。
「うちは家族経営だから、取締役会なんて形だけ。議事録なんて書いていないよ。」 そんな声をよく耳にします。しかし、これは極めて危険な状態です。議事録は単なる事務作業ではありません。万が一のトラブルの際、経営者であるあなたを法的責任から守る「最強の盾」なのです。なぜ、議事録の作成を怠ってはいけないのか。
1. 税務調査で「役員報酬」を否認されないために
税務署は「利益が出たから、あと付けで役員賞与を増やしたのではないか？」という疑いの目を向けます。このとき、正当な手続き（株主総会や取締役会での決議）を経て決定したことを証明できる唯一の証拠が議事録です。議事録がないと、役員報酬が経費（損金）として認められず、多額の追徴課税を受けるリスクがあります。
2. 役員の「善管注意義務」を果たした証拠になる
もし事業が振るわず、株主や債権者から「経営判断が誤っていた」と責任を追及されたらどうしますか？ 議事録に「どのようなリスクを検討し、どのような議論を経て決定したか」が記録されていれば、それは経営者が誠実に職務を果たした証拠となり、個人的な損害賠償責任を免れるための重要な鍵となり得ます。
3. 銀行融資や補助金申請で求められる「組織の透明性」
金融機関は、「会社としての意思決定が公私混同されていないか」を注視しています。重要な決定事項がすべて適切に議事録として残っている会社は、対外的な信用力が格段に高まります。
事務を単なる「作業」と捉えるか、会社を護る「防衛」と捉えるか。その認識の差が、いざという時の会社の生死を分けます。 「過去の議事録が作れていない」「正しい書き方が分からない」という不安をお持ちの方へ。
当事務所では、適正な組織運営をサポートするマニュアル作成や、議事録作成のご相談も承っております。どうぞ、お気軽にお問い合わせください。